Almennt
Stjórn félagsins sækir umboð sitt til aðalfundar félagsins og starfar samkvæmt lögum þess. Stjórnin fer með æðsta vald í málefnum félagsins á milli aðalfunda og gætir hagsmuna þess í störfum sínum. Starfsár stjórnar er tíminn á milli tveggja aðalfunda og miðast launagreiðslur fyrir stjórnarstörf við það tímabil.
Stjórn setur verklagsreglur fyrir sig og fyrir nefndir félagsins og eru þær aðgengilegar á heimasíðu félagsins.
Á fyrsta fundi starfsárs skiptir stjórn með sér störfum: ritari, gjaldkeri og meðstjórnandi, en formaður og varaformaður eru kosnir á aðalfundum. Ef óvissa verður um skipan ræður formaður. Stjórn setur á fyrsta fundi upp dagsetningar fastra stjórnarfunda starfsársins og ræðir helstu mál sem unnið verður að á starfsárinu. Allir stjórnarmenn þurfa að kynna sér lög félagsins og gildar verklagsreglur stjórnar og nefnda og leggja sig fram um að vera inni í þeim.
Stjórn er heimilt að skipa nefndir til lengri eða skemmri tíma í samræmi við þarfir félagsins hverju sinni, auk fastanefnda. Þeirra er getið í fundargerð og hlutverks þeirra. Allar nefndir félagsins starfa undir og á ábyrgð stjórnar.
Stjórnarfundir og fundargerðir
Formaður boðar til funda og setur upp dagskrá sem send er til stjórnamanna eigi síðar en þrem dögum fyrir fund, en dagsetningar sem liggja fyrir í upphafi starfsárs gilda sem lengra fundarboð. Ef dagsetningu funda er breytt verður meirihluti stjórnar að samþykkja það. Fyrsti liður á dagskrá er ávallt samþykkt fundargerða og síðasti liður er ávallt önnur mál. Að jafnaði kemur stjórn saman mánaðarlega utan júní og júlí og hver fundur er tvær klukkustundir sem greitt er fyrir samkvæmt lögum félagsins. Stjórn getur haldið aukafundi eftir þörfum. Sérhver stjórnarmaður getur óskað eftir aukafundi og samþykki meirihluti stjórnar það, boðar formaður slíkan aukafund innan viku frá beiðninni, þar sem fyrir liggur efni sem óskað er eftir að tekið verði til dagskrár.
Formaður stýrir umræðu stjórnarfunda eftir útsendri dagskrá og hverjum dagskrárlið lýkur um leið og niðurstaða hans er öllum ljós. Formaður eða ritari tekur niðurstöðuna saman svo allir heyri, en ritari setur hana í fundargerð. Einfaldur meirihluti ræður ákvörðun stjórnar. Sé stjórnarmaður ekki sammála ákvörðun stjórnar getur hann fengið sérálit bókað í fundargerð. Óski stjórnamaður eftir að fá ákveðið mál á dagskrá reglubundins stjórnarfundar verður hann að senda það til formanns eigi síðar en viku fyrir fund. Formaður verður við því ef unnt er, en annars á næsta fundi. Allir stjórnarmenn geta borið upp mál undir síðasta lið ,,önnur mál“ og gætir formaður þess við fundarstjórn að ávallt sé tími eftir í lok fundar fyrir þann lið.
Fundargerðir eru sendar stjórnarmönnum innan viku eftir hvern fund og skv. stjórnarfundi um verklagsreglur þann8/9/2021 þá var samþykkt að nóg væri að senda fundargerð í tölvupósti og samþykkja einnig þannig. Heimilt er stjórnarmönnum að koma með athugsemdir í tölvupósti en þá verða allir stjórnarmenn að fá þær, ekki einungis ritari. Nægilegt er að taka afstöðu til athugsemdanna á næsta fundi þegar ritari les fundargerðina upp. Eftir að athugasemdir hafa verið samþykktar telst fundargerð samþykkt. Ritari sendir lokaútgáfu aftur til stjórnarmanna sem árita eintak af samþykktri fundargerðinni á næsta fundi þar á eftir eða senda sitt samþykki í tölvupósti. Loks er fundargerð send til varamanna þegar samþykktarferli er lokið. Formaður ber ábyrgð á varðveislu áritaðra fundargerða, í samráði við ritara.
Hlutverk
Formaður stuðlar að virkri þáttöku allra stjórnamanna og hefur eftirlit með starfsemi félagsins.
Formaður er talsmaður félagsins út á við. Formaður samþykkir alla reikninga sem til greiðslu eru og hefur að minnsta kosti fullan skoðunaraðgang að bankareikningum og bókhaldi félagsins. Formaður fylgist með starfi allra nefnda félagsins og er tengiliður stjórnar við þær. Hann samþykkir kostnaðaráætlanir fræðslunefndar og sendir til gjaldkera og starfsmanns. Gæta verður að reikningar tengdir fræðslunefnd séu í samræmi við áætlun og ber formaður ábyrgð á eftirliti, en sendir fræðslunefnd tilkynningu um það sem út af ber og fræðslunefnd leitar skýringa á því.
Formaður stjórnar hefur aðgang að vefsíðukerfi félagsins og tölvupóstum þess til eftirlits, og aðrir stjórnarmenn óski þeir þess. Formaður eða varaformaður svara einstökum formlegum erindum fyrir hönd félagsins í samráði við stjórn, eða fela starfsmanni að vinna svar eða koma svari til skila.
Formaður boðar að minnsta kosti einu sinni á ári til samráðsfundar með öllum nefndum og stjórnarmenn geta setið hann óski þeir eða formaður þess. Formaður semur ársskýrslu stjórnar sem lögð er fyrir aðalfund, þar sem amk helstu atriði úr fundargerðum ársins eru tekin saman. Ársskýrslan er lögð fyrir stjórn til samþykktar. Verði ágreiningur um efni ársskýrslu ræður formaður, en stjórnarmenn eiga þá rétt á að fá sérálit bókað í ársskýrslu. Formaður les síðan skýrsluna upp á aðalfundi. Formaður heldur utan um mætingar stjórnar og kallar einnig eftir mætingaskrá nefndarmanna eða samþykkir greiðslur. Formaður getur gengið í störf allra stjórnarmanna krefjist aðstæður þess.
Formaður hefur umsjón með að leiðbeina og vinna með starfmanni félagsins að þeim málum sem tengjast hans umboði og getur falið honum vinnu við það. Formaður hefur meginumsjón með störfum starfsmannsins og stýrir álagi á hann.
Varaformaður er staðgengill í fjarveru formanns og varamaður hans ef formaður fer út úr stjórn.
Hann er formanni til aðstoðar bæði á fundum og með einstök verkefni sem formaður hefur á höndum. Varaformaður getur tekið að sér einstök verkefni formanns í samráði við hann og stýrir stjórnarfundum í fjarveru formanns. Varaformaður getur gengið í störf allra stjórnarmanna krefjist aðstæður þess.
Varaformaður hefur umsjón með að leiðbeina og vinna með starfmanni félagsins að þeim málum sem tengjast hans umboði og getur falið honum vinnu við það.
Ritari ritar fundargerðir stjórnarfunda og einnig annan texta sem tekinn er saman ef formaður gerir það ekki. Hann getur tekið að sér að semja ársskýrslu stjórnar eða skilað helstu atriðum úr fundargerðum óski formaður þess. Ritari semur árleg fréttabréf sem stjórn samþykkir og eru send út til félagsmanna amk árlega.
Ritari hefur umsjón með að leiðbeina og vinna með starfmanni félagsins að þeim málum sem tengjast hans umboði og getur falið honum vinnu við það.
Gjaldkeri greiðir reikninga sem samþykktir hafa verið af formanni og er með prókúru fyrir fjármál félagsins. Hann ber ábyrgð á innheimtu félagsgjalda. Formaður getur falið gjaldkera að sjá um greiðslu reglubundinna reikninga sem þá eru samþykktir fyrirfram sem slíkir. Ávalt verður að árita óreglubundna reikninga, tölvupóstur með samþykki gildir sem áritun frá formanni. Gjaldkeri ber aðalábyrgð á bókhaldi félagsins og ársreikningum ásamt stjórn og les ársreikninga upp á aðalfundi.
Hann er inni í fjármálum félagsins og kann skil á aðalatriðum í rekstri þess. Gjaldkeri kynnir fjárhagsstöðu og helstu atriði varðandi fjármál reglulega fyrir stjórn.
Gjaldkeri tekur saman helstu gjaldaliði síðasta árs og í samráði við formann og stjórn er unnin á þeim grundvelli fjárhagsáætlun næsta árs sem lögð er fram á aðalfundi.
Gjaldkeri hefur umsjón með að leiðbeina starfsmanni félagsins við bókhaldsvinnu og annað sem tengist hans umboði og getur falið honum vinnu við það.
Meðstjórnandi er til taks þegar forföll verða, við ýmis sérverkefni sem ekki eru á könnu annarra stjórnarmanna, eða við annað sem þurfa þykir. Hann getur gengið í störf ritara og gjaldkera krefjist aðstæður þess. Meðstjórnandi er fimmti maður í stjórn félagsins og formaður getur falið honum að vinna að einstaka málum. Meðstjórnandi hefur umsjón með að leiðbeina og vinna með starfmanni félagsins að þeim málum sem tengjast hans umboði og getur falið honum vinnu við það.
Varamenn fá sendar fundargerðir þegar samþykktarferli er að fullu lokið og eru bundnir trúnaði um þær. Þeir geta þannig verið inni í framvindu mála og komið beint inn í stað stjórnarmanna ef stjórnarmenn hverfa úr stjórn á starfsárinu. Hverfi bæði formaður og varaformaður frá stjórn á starfsárinu verður að boða til aðalfundar en þar sem þeir eru kosnir á aðalfundi geta aðrir ekki gengið í þeirra störf. Varamenn eru ekki boðaðir á stjórnarfund ef einstök forföll verða á stjórnarsetu heldur við brottfall úr stjórn og taka þeir þá við sæti þess sem hvarf frá stjórn. Mæti stjórnarmaður ekki á þrjá fundi í röð án gildrar ástæðu telst það brottfall úr stjórn. Varamenn eru kallaðir eftir stafrófsröð ef þeir hafa verið jafn lengi en ella sá sem lengur hefur verið varamaður.
Starfsmaður félagsins sér undir umsjón gjaldkera um allt bókhald fyrir félagið, setur upp lokafærslur og ársreikning þess, sendir út reikninga fyrir félagið og hefur prókúru að reikningum þess. Hann svarar almennum tölvupóstum og almennum störfum og viðveru, auk þess að koma erindum og upplýsingum til stjórnar í samráði við formann og svari stjórnar við erindum til baka. Starfsmaður hefur umsjón með heimasíðu félagsins í samráði við stjórn og rekstraraðila vefsíðukerfis. Stjórn félagsins ber ábyrgð á starfsemi skrifstofu og starfsmanni, hún felur starfsmanni að vinna að verkefnum og leiðbeinir honum. Starfsmaður félagsins ber ekki ábyrgð á rekstri félagsins.
Starfsmaður félagsins sér um að bjóða nýjum félögum aðstoð, samþykkja umsóknir og fella út félaga á facebooksíðu félagsins í samræmi við uppfærslu á félagaskrá.
Föst verk stjórnar
Stjórn félagsins fylgir árlega eftir endurmenntunarkröfu sem er skilyrði aðildar að félaginu. Fyrir lok janúar ár hvert er staða endurmennunarpunkta síðustu þriggja almanaksára tekin og þeir sem ekki hafa uppfyllt endurmenntunarkröfu á því tímabili falla út af félagaskrá, samkvæmt lögum félagsins.
Stjórnin sendir tölvupóst til allra félaga eftir fyrsta fund í ágúst og minnir á þetta verklag svo félagar geti brugðist við tímanlega og unnið upp endurmenntun fyrir úttekt. Stjórn félagsins getur veitt einstaka félaga undanþágu ef hann vinnur að því að fá þá punkta sem upp á vantar fyrir næsta aðalfund. Athuga ber að endurmenntunarskylda er almenn en þó ekki einhlít, sbr. lög félagsins um félaga sem hætt hafa störfum o.fl.
Ef félagsmenn óska eftir nafnspjöldum þá lætur stjórn útbúa þau, kallað er eftir óskum um slíkt árlega með tölvupósti, til dæmis í fréttabréfi.
Stjórn félagsins velur og skipar fulltrúa félagsins í prófanefnd Atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytis, en hann er skipaður til tveggja eða fjögurra ára samkvæmt ákvörðun stjórnar hverju sinni. Fulltrúinn fær erindisbréf stjórnar.
Stjórn félagsins yfirfer verklagsreglur stjórnar og nefnda árlega og breytir ef þurfa þykir. Alltaf er samþykkt útgáfa verklagsreglna á heimasíðu félagsins hverju sinni.
Stjórn félagsins boðar til aðalfundar skv. lögum félagsins og undirbýr hann. Stjórnin kynnir árlega með tilkynningu til félaga að allir geta sent inn lagabreytingatillögur á lögum félagsins í reglubundnu fréttabréfi. Gögn vegna aðalfundar eru kynnt á heimasíðu félagsins eigi síðar en fimm dögum fyrir aðalfund, þar af alltaf lagabreytingatillögur, skoðaðir ársreikningar og þau framboð sem kunna að hafa borist og einnig hvaða stjórnarmenn sem eru ekki í kjöri gefa áfram kost á sér í stjórn.
Stjórnin leitast við að halda árlega viðburð til að bjóða nýliða velkomna í félagið og kynna þeim hlutverk þess og stuðla að kynnum á milli félaga.
Stjórn félagsins rekur lokaða facebooksíðu sem aðeins félagar fá aðgang að, þar sem stuðlað er að vettvangi samtals og upplýsinga um fagsvið bókara og um starfsemi félagsins.
Stjórnin leitast við að fá samninga um afslátt fyrir félagsmenn sína á ýmsum þeim vörum og þjónustu sem tengjast bókhaldsvinnu.
Stjórnin leitast við að kynna félagið í íslensku samfélagi og ritar t.d. eina blaðagein á ári sem birt er í almennum fjölmiðli þar sem félagið er kynnt, eða málefni því tengd, einnig verði þar kynnt að utanfélagsmenn geta fengið að sækja námskeið félagsins og verið á útsendilista með kynningu á námskeiðunum. Þetta má einnig kynna með öðrum hætti.
Stjórnin leitast við að vinna með öðrum, t.d. fagfélögum og opinberum aðilum eftir því sem við á um fagsvið viðurkenndra bókara.
Stjórn félagsins sendir fulltrúa sinn á útskrift viðurkenndra bókara og kynnir félagið þar.
Stjórnin sér um að tilkynningar um mannabreytingar í stjórn berist til Rsk.
Samþykkt af stjórn Félags viðurkenndra bókara 1. febrúar 2017
